E são muitos os registros que precisam ser catalogados e guardados, como comprovantes de pagamentos, documentos trabalhistas, itens pessoais, matrícula e escritura do imóvel, entre vários outros.
Por isso, para não deixar que a bagunça tome conta do seu dia a dia, veja as dicas que trouxemos para organizar documentos da maneira ideal!
8 dicas para organizar documentos
1. Saiba o que precisa ser guardado e por quanto tempo
Não tem nada pior para acumular bagunça do que guardar documentos por tempo demais, sem que isso seja realmente necessário. Cada documentação exige um tempo de posse diferente, mas, em geral, os mais comuns são:
– 10 anos: quitação de condomínio;
– 5 anos: declaração de imposto de renda de pessoa física (IRPF), comprovantes de pagamento: do IPTU, do IPVA, das contas de água, energia, telefone e outros serviços como, aluguel, cartões de crédito, cursos livres e mensalidades escolares;
– 1 ano: canhotos do cartão de crédito, extratos bancários e contratos de seguro;
– por toda a vida: certidões, passaportes, documentos pessoais, escrituras, matrícula de imóvel, holerites, testamento e carnês do INSS.
2. Separe as contas a pagar
Outro motivo para organizar documentos: quem nunca perdeu o vencimento de uma conta importante porque não a encontrou na pilha de papéis? Apesar dessa cena ser comum, ela não é nada interessante para suas finanças nem para a organização pessoal do seu lar (já imaginou ficar sem água ou energia elétrica por conta de um deslize como esse?).
Por isso, a dica é ter um arquivo específico para as contas a pagar, de preferência que fique em um local de fácil acesso e visível. Outra ideia é investir em uma pasta sanfonada, assim você conseguirá separar as contas por tipo de serviço, mês de vencimento ou outras categorias que tornem sua vida mais prática.
3. Divida os documentos em categorias
Na hora de organizar documentos, é fundamental separá-los por categorias, assim será muito mais fácil encontrar o que você procura com rapidez. Algumas possibilidades são:
– finanças: cartões de crédito, contas bancárias, investimentos, financiamentos, etc.;
– seguros: casa, carro, saúde, vida, médico, etc.;
– impostos: comprovantes de pagamento do ano em curso e de anos anteriores (IRPF, IPVA, IPTU, etc.);
– Propriedades: recibos relativos à alterações na casa (reformas, decoração e outras alterações), escrituras, recibos de automóveis ou eletroeletrônicos, entre outros;
– Registros médicos.
Dentro de cada categoria, também é possível organizar documentos dividindo-os por subtipo, ano, mês e assim por diante.
4. Use pastas ou caixas organizadoras
Nas papelarias, você consegue encontrar um verdadeiro “arsenal” de produtos destinados à organização, como caixas, pastas e outros. A dica é sempre preferir as opções transparentes (o que facilita na hora de visualizar o que está dentro da caixa) e etiquetar cada uma delas com o que está no interior (como documentos pessoais, impostos, registros médicos, etc.).
O local onde você guardará esses documentos também interfere no tipo de recipiente escolhido. Por exemplo, nas gavetas maiores as pastas sanfonadas ou comuns são escolhas mais práticas, já em estantes, armários ou prateleiras é mais indicado o uso das caixas.
5. Use cores diferentes para cada categoria
Etiquetas coloridas são ótimas aliadas na hora de organizar documentos. Criando categorias e subcategorias você conseguirá visualizar tudo com mais clareza!
Outra maneira bem prática de facilitar a visualização é usando cores distintas para cada categoria de documento. Essas cores podem ser usadas nas etiquetas, nas pastas, nas divisórias ou onde for mais fácil identificá-las.
Dentro de cada categoria, é possível criar uma subcategoria com um tom diferente, tornando ainda mais prático na hora de encontrar o que você procura.
6. Elimine o que é desnecessário
Ficar guardando itens sem serventia é o maior erro quando falamos em organizar documentos. Pelo menos uma vez por ano, crie o hábito de fazer uma “limpeza”, identificando aqueles itens que não precisam mais ser arquivados, como extratos bancários, por exemplo.
E lembre-se de destruir os documentos com informações sigilosas ou pessoais, ok?
7. Mantenha um arquivo “ativo”
Sempre temos alguns documentos que precisamos acessar com maior frequência, por isso é essencial deixá-los à mão. Para não ficar bagunçado, use pastas específicas para cada categoria, como: notas fiscais, manuais e garantias, contas quitadas do ano vigente, documentos de atividades em curso e etc.
8. Crie uma pasta para cada membro da família
Os documentos pessoais vão muito além do CPF e do RG. Por isso, a dica é destinar uma pasta específica para cada membro. Lá você poderá incluir: certidões de nascimento e casamento, passaportes, histórico escolar, comprovantes de pagamentos de impostos, documentos de viagens, relatórios médicos e muitos outros.
Como, geralmente, os documentos pessoais extensos e variados, as pastas sanfonadas são ideias mais práticas, pois você poderá dividi-los por categorias, tornando a visualização mais fácil.
Já deu para notar que não existem muitos segredos na hora de organizar documentos, não é mesmo? Para evitar acúmulos, revise periodicamente o arquivo morto e crie o hábito de sempre ir destinando as documentações nos espaços adequados.
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